Reflecteren op de werkvloer. Hoe een (re)constructiesessie het leervermogen van een team versterkt

Naast het verminderen van recidive is het programma Koers en kansen erop gericht om het leervermogen van de sanctie-uitvoering te versterken. Het werkveld heeft die vaardigheid nodig om effectief te zijn, ook in de toekomst. Want de maatschappij verandert voortdurend. Dit vraagt continu aanpassing aan nieuwe ontwikkelingen. Het vergt een lerend systeem.
Wie leren zegt, zegt reflecteren. Bij voorkeur tijdens de rit. Zodat je met de inzichten die je opdoet meteen de koers kunt bijstellen. Maar hoe reflecteer je in de hectiek van alledag?
Het programmateam van Koers en kansen neemt de proef op de som. Het gaat aan de slag met de (re)constructiemethode. Resultaat: acht lessen over opgavegericht werken, veel enthousiasme en een nog sterkere teamgeest.

In de afgelopen maanden staat het Koers en kansenteam in twee reconstructiesessies stil bij het verleden van het programma. Op basis van de opbrengsten uit deze sessies kijkt het team vervolgens naar de toekomst. Elke bijeenkomst duurt twee uur. Twee experts van UBR Rijksconsultants begeleiden de sessies.

Terugkijken en reflecteren
In de eerste reconstructiesessie brengt het team de geschiedenis van het programma in beeld. Op een tijdlijn geeft ieder teamlid zijn/haar mijlpalen uit het verleden aan en kleurt elke mijlpaal persoonlijk in: gaf die mijlpaal me energie, of kostte die energie?
Al deze mijlpalen samen vormen het verhaal van Koers en kansen en tegelijk het gezamenlijke vertrekpunt voor het team, ook al zijn de ervaringen van de verschillende teamleden lang niet altijd dezelfde.

‘Anders dan het lezen van een notitie over het programma geeft het luisteren naar je collega’s meteen kleur aan het verleden. De dynamiek en energie van een gebeurtenis voel je meteen’

De teamleden gaan met elkaar in gesprek over de tijdlijn: wat vind je opmerkelijk? Welk inzicht vind je belangrijk om vast te houden? Waar zit een zorg? Waar zie je een kans?
Nu de verschillen in beleving van gebeurtenissen open op tafel liggen, blijkt juist die variëteit het onderlinge begrip te vergroten. Het gevoel samen een team te zijn, wordt erdoor versterkt.

constructiesessie koers en kansen 2020

In de tweede reconstructiesessie zoomt het team uit: zijn er rode draden in alle ervaringen te ontdekken en wat valt daaruit te leren? De gezamenlijk geschreven geschiedenis van het programma vormt zo de opstap voor het formuleren van lessen. Het geleerde wordt als het ware expliciet gemaakt. Dit helpt het team om bij het vervolg van het programma effectiever te zijn. Tegelijkertijd zorgt het ervoor dat de opgedane ervaringen niet verloren gaan bij vertrek van teamleden en gebruikt kunnen worden door andere programma's die opgavegericht (gaan) werken.

‘Ik dacht vaak: er zit geen schot in. Maar nu besef ik pas dat we er al een hele rit op hebben zitten'

Acht geleerde lessen over opgavegericht werken

Vooruitkijken: de gezamenlijke toekomst
In de derde sessie wordt op basis van de reconstructie een constructie gemaakt van wat nog komen gaat: wat staat er in de (nabije) toekomst te gebeuren. Dit gebeurt op een vergelijkbare manier als bij de reconstructie. Op een toekomstige tijdlijn zet ieder teamlid de mijlpalen die hij/zij verwacht, met daarbij opnieuw de beleving: gaat die mijlpaal me energie geven of zal die me energie kosten?
Zo komt de toekomst in beeld zoals ieder teamlid die voor ogen heeft, met de individuele inkleuring daarvan. Na uitzoomen en reflecteren ontstaat een gezamenlijk tijdpad. Discussie over de haalbaarheid van de planning en onderling verschil in interpretatie van geplande acties helpt de tijdlijn te verhelderen.

‘Opeens wordt helder dat eenzelfde actie voor de een iets anders betekent dan voor de ander’

Tenslotte koppelt het team aan iedere mijlpaal de acties die voor het behalen van die mijlpaal nodig zijn. Ook wordt expliciet gemaakt wat van wie nodig is om een bepaalde actie tot een goed einde te brengen. Moet een externe partij daarvoor iets doen, of een interne partij, of een teamlid? En wat heeft diegene vervolgens nodig om dat te kunnen doen?  De lessen uit de reconstructiesessies worden daarbij meegenomen.
Het resultaat is een goed doordachte en gezamenlijke lijn naar de toekomst.

Van (re)constructie naar lerende organisatie
Bij de reconstructie start de leercurve bij een activiteit uit het verleden, de leeropbrengst ligt in het nu. Het bijsturen gebeurt als het ware met vertraging. Dit heeft als risico dat soms niet meer kan worden bijgestuurd, bijvoorbeeld omdat een activiteit al is afgerond en zich niet meer in de toekomst voordoet. Het heeft dan ook meerwaarde als reconstructiesessies regelmatig plaatsvinden. De actie zelf en het reflecteren/bijsturen gebeuren dan meer en meer op hetzelfde moment. Er is dan geen sprake meer van reflecteren op een actie maar reflecteren in een actie. Er ontstaat een lerende organisatie.

Interesse in een (re)constructiesessie voor je team?
Neem dan contact op met het programmateam van koers en kansen: koersenkansen@minjenv.nl